Cosa significa digitalizzazione ?

In senso stretto, la parola “digitalizzazione” indica la conversione di un’informazione fisica in un’informazione digitale al fine di renderla disponibile ed utilizzabile in modo semplice e rapido su supporti di tipo digitale, ad esempio siti web, applicazioni per smartphone, canali social e software in generale.

I vantaggi legati all’uso di documenti digitali

Un documento digitale, ovvero la copia digitale di un’informazione fisica (analogica), presenta diverse caratteristiche che lo rendono vantaggioso, in un’ottica di uso aziendale, ad esempio:

• occupa piccoli spazi di memoria e, in pratica, nessuno spazio fisico, anche se questo non vale sempre, e soprattutto per immagini, immagini in movimento, audio ed altri tipi di files, a seconda della loro qualità, possono essere necessari spazi di memoria più ampi
• è “ricercabile” ovvero indicizzabile da algoritmi di ricerca. Ovviamente esistono dei limiti, ad esempio, alla ricercabilità delle immagini, o alla capacità di tradurre un testo scritto a mano in una informazione digitale, anche se si stanno sviluppando algoritmi sempre più efficaci per il riconoscimento e la mappatura delle immagini e per l’estrazione di testo dalle immagini (OCR) quali https://aws.amazon.com/it/rekognition/ oppure https://cloud.google.com/vision/
• può essere aggregato, integrato, inviato, tracciato, verificato in modo più efficiente e veloce risultando così adeguato a processi lavorativi e produttivi rapidi, flessibili e integrati, disegnati ed ottimizzati per gli scopi aziendali ed il mercato di riferimento.
• può essere condiviso, ovvero può essere garantito un accesso al documento, con vari livelli di autorizzazione, senza che la proprietà del documento debba mutare. I vantaggi della digitalizzazione per una PMI

I vantaggi della digitalizzazione per una PMI

I principali vantaggi derivanti dalla digitalizzazione sono legati all’adozione di tecnologie che, utilizzando documenti digitali come base di partenza, migliorino:

• la velocità di esecuzione e l’accuratezza di processi ripetitivi, Il controllo delle attività a livello di contenuto e user, la tracciabilità elevata.
• il reperimento interno e l’integrazione dall’esterno di informazioni strategiche per l’adozione di decisioni, la valutazione di prodotti, eventi, prezzi.
• la misurabilità e precisione di una infinita moltitudine di grandezze rilevanti, quali tempo, durata, accessi, informazioni da sensori.

Progettando ed adeguando l’architettura di gestione delle informazioni digitali alle necessità dei propri clienti e dei propri utenti, una PMI può affrontare un’attività di riorganizzazione generale dei propri assets (promozionali, informativi, tecnici, …) e dei principali processi riferiti alle aree gestionali strategiche:

• vendita & customer care
• marketing & comunicazione
• produzione & logistica
• amministrazione

Il grado di evoluzione dei processi afferenti queste aree, in sostanza, definisce la capacità dell’azienda di competere, ovvero la sua capacità di garantire un valore al proprio prodotto ( o servizio) tale per cui il cliente lo preferirà ad altri prodotti (o servizi) ora e nel futuro. Alcuni esempi sintetici :

• Digitalizzando i processi di produzione e logistica posso competere meglio in quanto posso ridurre i tempi di produzione e consegna, aumentarne la flessibilità, migliorare l’accuratezza  delle informazioni condivise a valle con il cliente: service-based competition e time-based competition
• Digitalizzando i processi di marketing & comunicazione posso comprendere meglio a quali segmenti il mio servizio/prodotto si rivolga, quali siano gli aspetti alla base del suo appeal, quali elementi promozionali possiedono maggiore leva, come posso comunicarli con maggiore efficacia 

Ci sarebbero centinaia di esempi, naturalmente, che potrebbero calzare per altri processi aziendali o per specifici prodotti / servizi.

Gli strumenti Cloud per PMI

Adottando processi basati su documenti digitali, una PMI è in grado di individuare, mappare, misurare e controllare meglio attività strategiche interne di sviluppo, gestione e/o re-design dei processi interni per un’evoluzione coerente con i propri obiettivi e con il mutare dell’ambiente competitivo e tecnologico esterno (che, al momento attuale, è uno dei principali elementi di rischio/opportunità ravvisabili).

Sono decenni, come sappiamo in realtà, che le aziende stanno digitalizzando i propri contenuti ed i propri processi in maniera crescente, quindi non si tratta di una novità. Quest attività è stata svolta , sino ad ora, principalmente su architetture e applicazioni locali, attive su macchine (server) interni all’azienda . Negli ultimi 8-10 anni, sono nati strumenti digitali centralizzati, gli strumenti CLOUD, che assolvono ai medesimi obiettivi e che, date le loro potenzialità, col crescere della disponibilità di connessione sia su rete fissa che su mobile, si stanno rivelando dei veri e propri game-changer.  

Vantaggi legati all’uso di strumenti digitali cloud

I principali vantaggi derivanti dall’uso di strumenti Cloud per una PMI, sono legati a:

• la riduzione dei costi di gestione dell’infrastruttura IT
• l’elevato livello di condivisione, integrabilità ed interoperabilità delle informazioni che tali strumenti garantiscono, potendo così abilitare interscambi fra software in maniera rapida ed efficace
• la completa possibilità d’uso su devices mobili, quali smartphone, tablet e notebook di tutte le risorse abilitate
• la centralizzazione del controllo con conseguente possibilità di implementare policies relative ad accesso, sicurezza, durata che un tempo sarebbero state impensabili per una PMI
• la flessibilizzazione nell’uso che diventa basato sull’accesso e non sul possesso, i servizi cloud sono, tipicamente offerti in modalità Saas

Per le imprese, l’adozione del digitale rappresenta senz’altro un’opportunità per aumentare la produttività e migliorare la qualità del lavoro attraverso la digitalizzazione degli archivi, l’accesso alla mail aziendale in qualunque momento, firma biometrica, la potenza di calcolo e storage infinita con le soluzioni in cloud.

Quali strumenti cloud una PMI deve adottare per iniziare?

Una PMI dovrebbe valutare l’adozione di strumenti cloud a partire da un primo livello di strumenti organizzativi,  legati ad operazioni di base che in ogni ambito lavorativo vengono costantemente usati, quali ad esempio:

• Email: usate per scambiare comunicazioni elettroniche
• Calendari: usati per segnare appuntamenti e reminder
• Rubriche: usate per anagrafiche di contatti
• Contenitori di files: usati per conservare i documenti digitali (files)

Esistono,  vantaggi ad alto impatto che strumenti cloud possono garantire con riferimento agli strumenti prima citati,  tra cui:

• Gestione documentale evoluta per categoria / tag / utilizzatore
• Ricerca rapida all’interno di grandi quantità di dati
• Condivisione di documenti sulla base dei ruoli di accesso stabiliti  
• Gestione del “versioning” ovvero delle modifiche che i diversi utenti apportano al documento/file
• Gestione di calendari ed eventi privati, pubblici o condivisi con singoli utenti, anche automatici
• Gestione di rubriche, anche sincronizzate con devices mobili quali smartphones
• Gestione di Email, anche in gruppo, sincronizzate in modo indipendente dalle device su cui avviene l’utilizzo

Quali i rischi per una PMI digitale?

La digitalizzazione ha molti vantaggi, ma ha anche dei rischi, questi sono legati

• alla salvaguardia dei dati personali online, i quali sono soggetti a cyber attacchi con conseguente furto di dati e, purtroppo, questo fenomeno è in aumento a causa della crescita del numero di aziende digitalizzate.
• rischi legati ad una potenziale cattiva scelta del soggetto terzo a cui affidare i propri dati in cloud, in questo senso non tutte le aziende fornitrici offrono le medesime garanzie e vanno scelte con oculatezza, sia in merito alla solidità dell’infrastruttura informatica, sia per quanto riguarda le clausole di riservatezza e trattamento dei dati

La digital transformation in Italia?

In Italia le aziende che puntano sul digitale sono principalmente aziende “giovani”, ma anche diverse aziende di tipo tradizionale stanno affrontano questo cambiamento, ciò che differenzia questi due tipi di aziende è la percentuale di fatturato investita nella digitalizzazione, infatti le aziende giovani tendono a investire una percentuale alta, mentre le aziende tradizionali tendono a spendere una percentuale inferiore al 10% del loro fatturato.

L’italia è venticinquesima su ventinove  paesi Europei, con riferimento al Digital Economy Society Index 2018 ( DESI è l’indicatore che misura lo stato di attuazione della digitalizzazione delle aziende  in Europa https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/desi), e, per far fronte al necessario cambiamento che questa indicazione, indubbiamente, porta con sè, dovrà investire in competenze digitali e  digitalizzazione delle imprese; l’indicatore, infatti, dimostra che i paesi Europei che hanno fatto passi avanti nella trasformazione digitale sono quelli che crescono dal punto di vista economico sociale e industriale.

Le tre aree nelle quali le PMI italiane investono maggiormente per il digitale sono:

• marketing (63%)
• vendite e customer care (37%)
• ricerca (32%)
• produzione (28%)

Le imprese italiane vivono la trasformazione digitale prevalentemente in modo favorevole. Per il 58% delle aziende la digitalizzazione ha portato molti benefici e sono qualche complicazione.Ne sono un po’ meno convinti gli studi professionali (46%), anche se il bilancio tra benefici e complicazioni rimane positivo (https://www.nielsen.com/it/it/insights/news/2018/digital-is-running.html)

Tuttavia è ancora un panorama a “luci ed ombre” , una ricerca Cegos, dimostra che , a dispetto di una conoscenza estremamente ridotta della digital Transformation (41% non è in grado di darne un significato preciso e solo il 22% ne dà una definizione puntuale), la DT è un processo giudicato essenziale per lo sviluppo (34% “assolutamente necessario”, 65% “assolutamente/probabilmente necessario”), soprattutto per chi ha un profilo più elevato in termini di istruzione (laurea 40% vs diploma 29%) e di carriera (dirigenti 47% vs impiegati 30%). A detta dei propri dipendenti, la maggioranza delle imprese ha intrapreso un percorso di DT (77%), ma il suo impatto è percepito da molti come minimo (35%), soprattutto nelle aziende di medie dimensioni. (https://www.cegos.it/studi-ricerche/digital-transformation/)

Con riferimento al settore software e soluzioni ICT esso nel 2017 ha fatto registrare un incremento del 5,9% rispetto al 2016. A determinare questo andamento è soprattutto la richiesta di soluzioni in ambito IoT (+20%) e di nuove piattaforme Web (+14,2%.) in diversi settori e nell’industria. Aumenta anche la domanda per le componenti di Cybersecurity, prioritarie per i manager che si occupano di digitalizzazione, con una crescita prevista per il 2019 del 12,1% e un valore di mercato di oltre 1.300 milioni di euro. In questo ambito si inseriscono inoltre le soluzioni di reportistica e di gestione documentale, sempre più richieste dalle aziende per la digitalizzazione e una migliore organizzazione del patrimonio informativo aziendale.

Cresce anche la domanda di soluzioni legate alla progettazione e alla produzione e aumentano gli investimenti in ambito industriale per le componenti MES, così come l’interesse per i servizi SaaS e l’adozione di applicazioni in Cloud. Il Cloud è sicuramente una delle priorità dei dirigenti che si occupano di gestione delle informazioni in azienda, sia per gli obiettivi di efficienza economica, sia per la flessibilità nella gestione delle risorse IT, sia per la messa a punto di nuove strategie di digital transformation (https://www.intesa.it/la-digitalizzazione-in-italia-e-gli-investimenti-in-ict-nel-2019/)