Il Cloud come lo intende Google

Madeforexport seleziona Google G Suite come uno dei punti di partenza per innovare l’organizzazione aziendale. Consci del fatto che, lavorare on-field sui mercati esteri richiede di disporre di strumenti flessibili, accessibili in mobilità, condivisi ed integrati con le attività in corso,

riteniamo G Suite un prodotto adatto a soddisfare, ed anche eccedere, queste esigenze.

Tra tutti gli approcci Cloud disponibili quello di Google è in assoluto il più puro e potente, a nostro avviso. G Suite rappresenta la porta d’ingresso in un ecosistema di servizi in evoluzione costante, basati su tecnologie allo stato dell’arte, semplici da usare, economici e vincenti! Per le PMI che mirano ad una crescita sostenuta, supportata da un’attenta ed efficace gestione delle informazioni aziendali, si tratta di una scelta strategica fondamentale, mirata a potenziare la propria organizzazione e le modalità attraverso cui essa comunica al proprio interno e con gli interlocutori esterni.

Ma quali semplificazioni e quali vantaggi abilita l’utilizzo della soluzione Gsuite ? Proviamo a descriverne alcuni….

L’importanza del single sign-on

Chiunque abbia un minimo di dimestichezza informatica si sarà accorto che, oggi, la maggior parte degli applicativi Cloud offre la possibilità di effettuare login senza registrazione, ovvero attraverso account esterni. Uno dei principali account esterni, anzi direi quello universalmente presente, è proprio l’account Google. Vorrei  partire da qui ricordando che, in “informatichese” questa pratica può trasformarsi, scegliendo adeguatamente gli applicativi, in quello che viene denominato  Single sign-on. E’ di fondamentale importanza non dimenticare che la tecnologia dovrebbe sempre servire a semplificarci la vita ed a semplificare il nostro lavoro, in questo senso dover inserire password diverse per ogni programma o strumento che usiamo è un processo inutile e veramente dispendioso. Può sembrare una questione banale, ma, ancor oggi, esistono milioni di aziende che non sono riuscite a implementare il Single Sign-on: ogni software fa da sè, con proprie credenziali, proprie policy di sicurezza e soprattutto differenti livelli di gestione della sicurezza.  Come conseguenza di ciò, una miriade di password “girano come trottole” per l’aziende, in alcuni casi su files (che, giocoforza, diventano accessibili a tutti, o sono duplicati) altre, addirittura, su foglietti. La colpa non è solo dell’operatore, che si adatta al meglio a ciò che gli viene proposto, ma, soprattutto, della struttura informatica cosi’ come è stata concepita ed implementata.

Vi hanno sicuramente detto che non si può fare diversamente e che tutte queste password sono necessarie. Le grosse aziende, però, essendo meglio strutturate, si sono organizzate con il Single sign-on per far lavorare in maniera ottimale i propri collaboratori.

Ebbene, idealmente, l’utente dovrebbe digitare e conoscere una sola password, quella personale, e dovrebbe digitarla una ed una volta sola (o addirittura nessuna se il dispositivo è quello personale). Questo perchè, quando il dispositivo riconosce l’utente dovrebbe comunicare ai vari programmi, software o app, le relative autorizzazioni ed il diritto di eseguire le successive operazioni ma senza più interrompere l’utente.  Questo è esattamente quello che succede agli utenti che appartengo ad un’organizzazione che utilizza Gsuite:  semplicemente con l’utilizzo di UNA login (la propria mail) e di UNA password (quella personale), essi potranno accedere a tutte le applicazioni che sono autorizzati a utilizzare. G Suite ci trasporta quindi in un mondo più semplice, lasciandoci liberi di concentrarci sulle attività importanti senza perdere tempo inutile e con maggior controllo.

Zero installazioni, nessuna manutenzione, sempre aggiornati

“Un IT invisibile che funziona sempre!”

Quanto tempo le aziende hanno dedicato in questi ultimi 2/3 decenni ad installare e configurare software ? E, successivamente, ad aggiornarli e mantenerli? Quante ore di consulenza informatica se ne vanno per queste attività? Cosa hanno a che fare queste ore, questo impegno di risorse con il core business aziendale? Nulla, sono solo diventati costi abituali perchè è così che funzionano le cose, o meglio … è così che funzionavano.

Il Cloud, essendo basato sull’accesso e non sulla proprietà dei mezzi informatici, ci offre una prospettiva molto diversa: non dovremo mai installare nulla, tutto ciò che serve è già installato e dovremo solo autenticarci all’interno di un ambiente specifico personale e riservato. Questo vuol dire innanzitutto che non avremo bisogno di server, possiamo risparmiare sul loro costo e sulla loro manutenzione, ed evitare fermi di servizio per malfunzionamento. Qualcuno potrebbe obiettare ovviamente che anche il servizio offerto da Google in Cloud potrebbe avere dei problemi e creare dei disservizi, e questo certamente è vero, ma allo stato attuale, la garanzia di funzionamento e le performance del Cloud Google ha prestazioni allo stato dell’arte,   inarrivabili per qualsiasi altro software installato presso l’azienda.

Zero installazioni…ma c’è molto altro:

• lavorando esclusivamente con il browser, nel momento in cui si dovesse guastare un pc, istantaneamente posso proseguire e lavorare su un nuovo pc, semplicemente accedendo tramite le mie credenziali Google G Suite tutti i servizi e le applicazioni aziendali a me riservate diventano immediatamente accessibili, perfettamente aggiornati alle ultime modifiche fatte.
• Non avere server vuol dire anche non dovere fare backup, sapendo che Google li esegue per noi.
• Il software e le relative interfacce, inoltre, si aggiornano automaticamente, di mese in mese ci troviamo ad utilizzare prodotti sempre all’avanguardia senza disguidi, senza costi d’aggiornamento, senza fermi macchina.

L’opportunità digitalizzazione per le PMI italiane

Ad essere maggiormente favorita dall’introduzione e dallo sviluppo del Cloud è proprio la PMI perchè, in sostanza, può ottenere a costi abbordabili tutta la tecnologia che, fino a ieri, era avvicinabile solo da grandi società, quelle che disponevano di un importante reparto ICT interno.

Questa possibilità innovativa dovrebbe essere al centro di importanti riflessioni strategiche da parte dei decisori interni in quanto può introdurre cambiamenti che impattano su molte aree rilevanti quali ad esempio:

• le vendite e la gestione della forza vendite
• l’area marketing e web-marketing
• l’area amministrazione e reporting

Sicuramente le aziende che riusciranno ad introdurre questi strumenti  disporranno di “una marcia in più” in fatto di efficienza comunicativa, capacità organizzativa ed ottimizzazione dei processi interni.

Ogni tecnologia deve essere proposta ed adottata sulla base di una reale conoscenza e condivisione degli obiettivi organizzativi e della struttura aziendale, per questo Madeforexport si propone come supporto esterno al fine di:

• analizzare la situazione di fatto relativa ai processi informativi nelle aree core
• individuare punti di forza e debolezza, nonché rischi ed opportunità connessi all’analisi
• proporre e condividere gli obiettivi realizzabili dall’intervento
• introdurre gli strumenti IT
• ottimizzare procedure, flussi informativi e ruoli
• supportare con servizi di formazione gli utenti chiave dell’organizzazione

Un esempio di riorganizzazione digitale di una PMI

G Suite per gli strumenti di base

Il punto di partenza più comune per un intervento di riorganizzazione digitale degli strumenti base in uso in ufficio ed in mobilità, è legato alla gestione del servizio mail aziendale; spostando tale servizio su G Suite, di fatto, ogni utente dell’azienda avrà a disposizione le credenziali (ovvero il proprio account Google su dominio aziendale).  Congiuntamente alle mail l’utente ha a sua disposizione un set di strumenti di base completo :

• uno strumento per la gestione della rubrica sincronizzato con le proprie devices mobili
• un calendario, di recente ridisegnato e rinnovato, con integrazione di strumenti molto potenti quali Google Meet e progettato per la piena condivisione di appunti, links, documenti ecc con colleghi e/o collaboratori
• un “disco” in cloud su cui è possibile salvare qualsiasi documento in formato elettronico, organizzarlo in cartelle e condividerlo con uno o più utenti (i livelli di condivisione possibili sono articolati per cartella, per singolo file, su utenti o su link)
• una suite office che comprende foglio di calcolo, editor di testo, software per presentazioni, tools per disegno ed altro ancora, (questa suite è particolarmente potente ed in alcuni casi può sostituire la suite Microsoft Office mantenendone un’ottima compatibilità)
• uno strumento di videoconferenza e chiamata efficiente, sempre disponibile su tutti i dispositivi

Un elenco completo dei servizi inclusi lo si può trovare al seguente link: https://about.google/intl/it/products/?tab=mh

Applicativi cloud collegati a G Suite per gli strumenti specifici

Tipicamente,  per procedere nella percorso di digitalizzazione dell’azienda si possono selezionare (da Gsuite Market Place o direttamente presso i produttori)  altri applicativi Cloud necessari a specifici compiti, ad esempio:

• CRM per la gestione completa delle informazioni e della relazione con il cliente
• Software di project Management
• Software di gestione nota spese  
• Software di fatturazione
• Software gestionali

In proiezione l’azienda potrebbe, passo passo, dotarsi di un’architettura per la quale non ha più alcun dato nè applicativo da installare e mantenere su risorse locali (servers) con una notevole semplificazione dell’infrastruttura ICT aziendale, con la possibilità di rendere flessibili il costo in base alla propria struttura e con la possibilità di disporre in mobilità di tutti i dati e gli applicativi necessari ai processi aziendali in area sales, marketing, administration, design, project management ed altre ancora.

Un solo account,  e tutti i servizi digitali aziendali disponibili ovunque, da qualunque dispositivo, da qualsiasi sistema operativo, sempre con la medesima interfaccia omogenea e personalizzata.

MFE: la partnership con Google

A gennaio 2019 – Madeforexport completa il programma Reseller e diventa ufficialmente partner Google per la rivendita dei servizi G Suite. Questa partnership è stata acquisita grazie all’esperienza ed al lavoro del reparto di Digital Support, che negli ultimi mesi del 2018 è cresciuto all’interno della struttura Madeforexport. La partnership è stata cercata per poter offrire ai clienti Madeforexport un supporto diretto e concreto verso l’adozione di questa soluzione Cloud.

La nostra proposta di intervento per PMI

Madeforexport offre ai propri Clienti competenze e know-how riferiti ai processi organizzativi, ai processi di sviluppo internazionale e di marketing, proponendo un approccio basato sull’erogazione integrata di servizi di consulenza, da un lato,  e sull’introduzione di strumenti cloud moderni ed innovativi, dall’altro, al fine di supportare realmente il cambiamento e la modernizzazione dell’azienda e di consentirle un vero e proprio “salto in avanti” nella capacità di comunicare al proprio interno, di promuoversi all’esterno, di organizzare le informazioni, gli obiettivi e le responsabilità, cosi da essere in grado di competere meglio.