La de-materializzazione della documentazione cartacea è una pratica indispensabile a velocizzare e rendere più versatile e sicura la reperibilità delle informazioni aziendali.
Lo scanner classico aziendale tipicamente è utilizzato per inviare documenti in una o più cartelle condivise dalle quali poi l’utente preleva il file per gestirlo manualmente, utilizzandolo, inviandolo per mail oppure salvandolo nella opportuna posizione e con l’opportuno nome.
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De-materializzazione: scanner evoluti
Da qualche mese sono disponibili sul mercato scanner e stampanti multi-funzione in grado di inviare una scansione, eseguita su qualsiasi documento cartaceo, direttamente su Google Drive. Si tratta di scanner quasi sempre evoluti con DADF per la scansione multi-foglio e quindi adatti al lavoro professionale.
Lo spunto che voglio proporre con questo articolo è quello di migliorare almeno due importanti aspetti rispetto alla modalità di scansione classica, avviando così un processo di de-materializzazione pianificato, continuativo, completamente automatico a costi veramente contenuti:
- Il primo proposito è quello di evitare che vi siano collegati allo scanner altri apparecchi hardware su cui memorizzare i file, siano essi computer o dischi NAS
- Il secondo è quello di eliminare le operazioni manuali che seguono la scan e la gestione del file in formato elettronico.
Oltre a Google Drive ovviamente vi sono altri repository di tipo cloud verso i quali le nuove stampanti sono in grado di inviare i file: dropbox, OneDrive, Evernote, etc… La nostra preferenza volge verso Google Drive per vari aspetti alcuni dei quali descritti nel precedente articolo relativo all’adozione di G Suite.
Supporto per de-materializzazione documenti PMI
De-materializzazione: attenzione alle caratteristiche dello scanner
Uno scanner in grado di eseguire egregiamente l’attività di de-materializzazione verso il cloud, ad esempio, lo potete trovare nel modello ADS 2800W della Brother del quale riportiamo il link ad un video descrittivo, non che ci interessi fare pubblicità, ma giusto per non lasciarvi soli nel caso foste interessati privi di qualche indicazione precisa !
Lo scanner in questione permette di configurare l’autenticazione verso uno o più account Google G Suite, (oppure account Google gratuito), e predisporre uno o più scorciatoie per far si che la scansione venga salvata in una cartella piuttosto che un altra. Con un semplice click sul touch screen dello scanner si possono inviare i file in cartelle cloud di G Drive nominate per esempio: Bolle, Ordini, Comunicazioni etc… Lo scanner elabora il plico di fogli di carta in ingresso trasformandoli in pd, legge i documenti fronte retro e con la funzionalità molto comoda di eliminare automaticamente le pagine vuote. Abbiamo cosi’ realizzato un passaggio diretto dalla carta al cloud ottenendo con questo semplice passaggio innumerevoli vantaggi.
La carta appena de-materializzata ovviamente se non più necessaria può essere cestinata, liberandoci dall’impegno di doverle riservare dello spazio fisico in azienda e del tempo per la manipolazione e gli spostamenti, oppure archiviata senza particolare ordine in un contenitore unico generale.
Google Drive accoglie questi file tranquillamente a grossi volumi permettono facili e ben strutturate condivisioni con le persone autorizzate. I file sono quindi già comodamente utilizzabili da qualsiasi dispositivo in azienda o remotamente, sono salvati in un luogo sicuro e sottoposto ai più rigidi meccanismi di ridondanza… quindi la de-materializzazione è terminata.
Automazione, integrazione e innovazione nell’acquisizione del documento scansionato
In questo modo i file sono già catalogati per cartelle e suddivisi in funzione della data di scansione, possiamo pero’ automatizzare nel dettaglio l’aggiunta di metadati per ogni scansione in modo da facilitare ulteriormente il ritrovamento degli stessi. Sfrutteremo in questo caso strumenti di automazione che si interfacciano con le applicazioni web in modo da assolvere alcuni passaggi, liberemo così altro del nostro tempo utile ovviamente a concentrarci sulle attività centrali per il nostro core business. Madefoexport ha realizzato strumenti automatici in grado di popolare DataBase, oppure fogli di calcolo, con una riga (record) specifico per ogni documento scansionato in modo da predisporre un registro generale, uno strumento potente e comodo dal quale ricercare poi i documenti scansiti. Quest’ultimo automatismo permette di avere le informazioni di base del documento aggiunte automaticamente al DataBase, compreso il link al documento stesso ovviamente, con intrinseca la possibilità di aggiungere informazioni specifiche per ogni singolo file immagazzinato.
Supporto per de-materializzazione documenti PMI
Con questo ulteriore passaggio riusciamo a realizzare, in pochi passi un vero EDM (Electronic Data Management) .
Perchè è importante digitalizzare in cloud i documenti
- Per ottenere una condivisione veloce delle informazioni
- Permettere risposte e annotazioni da più utente sui file scansionati
- Permettere l’accesso a più persone, anche contemporaneamente e dislocate in diverse aree geografiche
- Permettere l’accesso da qualsiasi dispositivo fisso o mobile, (pc, smartphone e tablet)
- Maggiore protezione delle informazioni (grazie alla gestione delle revisioni automatica di Google Drive)
- Flussi operativi più efficienti e completamente tracciabili
- Integrazione dei documenti in processi già digitalizzati
- Risparmi sugli spazi fisici di archiviazione
- Risparmi sui tempi di gestione e spostamento della carta
Scansire tutti i documenti e disporre di una loro versione digitale di alta qualita’ rappresenta un punto di inizio fondamentale per atttivare successive iniziative aziendali volete all’ottimizzazione dei processi, alla gestione evoluta del trattamento dei dati, all’implementazione degli accessi per ruolo, allo sviluppo di una gestione documentale moderna.
